تفاوت اسکن سازمان با ممیزی و ارزیابی

اسکن سازمان با ممیزی یا ارزیابی متفاوت است. در ممیزی صرفا انطباق سازمان با یک استاندارد مشخص مثلا (ISO9001) سنجیده میشود و نتیجه آن هم انطباق یا عدم انطباق و به نوعی 0 یا 1 است. در گزارش مربوطه نیز تاکید بر عدم انطباق هایی است که یافت شده است و آنچه که پیگیری می‍گردد نیز رفع همین عدم انطباق‌ها است. هرچند در برخی گزارشات ممیز به‌صورت بسیار محدود به نقاط قوت یا فرصت‌های بهبود نیز اشاره می‌کند ولی ذکر چند مورد ضروری است:

• •  این موارد صرفا از دید استاندارد مذکور هستند. 
  • اصولا ممیزی به دنبال نقاط قوت یا زمینه‌های قابل بهبود نیست و این موارد در طی ممیزی به ذهن ممیز خطور کرده است.
  • در ممیزی براورده شدن یک الزام کفایت می‌کند و به چگونگی آن پرداخته نمی‌شود. به‌عنوان مثال اگر یک شرکت با تولید روزانه 5000 محصول به جای استفاده از جت پرینتر برای درج تاریخ تولید و سایر مشخصات، از نیروی انسانی برای نوشتن با دست استفاده کند از نظر استاندارد انطباق محسوب می‌شود.
  • ممیزی با نگاه سیستمی انجام نمی‌شود و ارتباط اجزای سازمان با یکدیگر مد نظر قرار ندارد. به‌عنوان مثال در ممیزی سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001) اگر الزامات کیفی به درستی رعایت گردند ولی کارکنان در معرض آسیب جدی باشند (مانند استنشاق گازهای سمی) و یا محیط زیست در حال نخریب باشد و حتی اگر هزینه بسیار هنگفت و نامعقول برای رعایت استانداردهای کیفی به سازمان تحمیل شده باشد بازهم برای سازمان انطباق درج می‌شود.

در ارزیابی سازمان دیگر بحث انطباق یا عدم انطباق مطرح نیست و از سیستم امتیازدهی بهره‌گیری می‌گردد، نقاط قوت و نواحی قابل بهبود مشخص می‌گردند و با نگاهی به امتیاز داده شده به هر بخش می‌توان تا حدودی به وضعیت آن پی برد. همچنین در مدلی مانند (EFQM) سازمان از بسیاری جنبه‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرد. به این ترتیب انتظار می‌رود پس از ارزیابی سازمان، تصویری روشن از وضعیت کلی سازمان و نیز اجزای آن در اختیار داشته باشید و بتوانید برای رفع کاستی‌ها و بهبود وضعیت اقدام مناسبی برنامه ریزی نمایید. اما باید گفت لزوما چنین گزارشی دریافت نمی‌کنید، چرا؟ به این موارد توجه کنید:

• • سازمان‌ها در هر اندازه‌ای باشند و در هر سطحی از بلوغ قرار داشته باشند با یک مدل و با یک روش مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. تصور کنید یک خودروسازی با کارکنانی بالغ بر چند هزار نفر که چند دهه است در حال فعالیت است همانند یک شرکت تامین نیروی انسانی با 3 نفر کارمند که به تازگی تاسیس شده است با یک مدل و یک روش ارزیابی می‌شوند.
  • وزن و اهمیت هر بخش ممکن است برای سازمان شما متفاوت از سازمان دیگر باشد ولی یکسان در نظر گرفته می‌شود.
  • درست یا اشتباه بودن اقدامات سازمان مورد سنجش قرار نمی‌گیرد. به‌عنوان نمونه اگر سازمان به اشتباه، استراتژی بهبود محصول فعلی را بجای طراحی محصول جدید در پیش گرفته باشد، بازخوردی در این خصوص دریافت نمی‌کند؛ اگر مراحل تدوین، اجرا، ارزیابی و اصلاح استراتژی با رویکرد مشخص انجام شده باشد کفایت می‌کند. ممکن است بگویید اگر استراتژی اشتباه باشد در بخش نتایج خودش را نشان می‌دهد، باید بگوییم بله ممکن است خودش را نشان دهد اما چقدر زمان مورد نیاز است؟ از این گذشته، ممکن است رقبا نیز استراتژی درستی در پیش نگرفته باشند و این موضوع سبب گردد نتایج آنگونه که باید و شاید خود را نشان ندهند.
  • حتی اگر رویکرد درستی در سازمان اتخاذ گردیده باشد ممکن است رویکردهای بهتری نیز وجود داشته باشند که این موضوع نیز به‌طور حتم به سازمان گفته نمی‌شود.

اما هنگامی که دانوب سازمانی را اسکن می‌نماید موضوع کاملا متفاوت است و در نهایت بازخوردی به دست شما می‌دهد که نه تنها وضعیت سازمان را به‌طور شفاف و جامع بیان می‌کند بلکه به شما میگوید در هر زمینه چه کاری باید انجام دهید. این موارد تنها بخشی از ویژگی‌های دانوب اسکن (Danube Scan) هستند:

• • ارزیابی سریع پیش از اسکن
  • بهره‌گیری از روش داینامیک (روش انحصاری دانوب)
  • طراحی روش اسکن هر سازمان به‌طور اختصاصی
  • انجام اسکن با رویکرد سیستمی
  • تصدیق درستی اطلاعات قبل از انجام اسکن
  • اسکن جامع سازمان بدون هیچ نقطه تاریک
  • گزارش بسیار شفاف به دور از کلی گویی

در دانوب اسکن از یک روش واحد برای همه سازمان‌ها استفاده نمی‌شود، بلکه بر اساس وضعیت سازمان، میزان بلوغ آن و هدف سازمان از انجام اسکن روش مناسب طراحی می‌گردد. در هماهنگی کامل با این طراحی، برنامه‎‌ریزی اجرا نیز انجام می‌یابد؛ عواملی همچون فرهنگ سازمان، مدت زمان، تناسب اسکن کننده‌ها، میزان مشارکت کارکنان سازمان و نقاط تمرکز همگی لحاظ می‌گردند و در حین اجرا سازمان مطابق معمول به کارهای خود می‌پردازد و وقفه‌ای ایجاد نمی‌شود. در انتها گزارشی تدوین می‌گردد که حاصل همکاری نزدیک اسکن کننده‌ها از آغاز تا پایان است، پزارشی که بارها و بارها بازنگری، تصدیق و صحه‌گذاری شده است که با مطالعه آن، سازمان به روشنی درمی‌یابد که چه باید بکند.

اما کار با ارایه گزارش پایان نمی‌یابد؛ دانوب اسکن ادامه پیدا می‌کند با تدوین و اولویت‌بندی پروژه‌های بهبود و البته روش اولویت‌بندی برای هر سازمان به‌طور اختصاصی تدوین می‌گردد. ناگفته پیداست که حرف زدن بسیار راحت است اما کو مرد عمل؟ دانوب هرآنچه را که می‌گوید امکان انجامش را نیز دارد و این سازمان است که تصمیم می‌گیرد که اجرای هر پروژه را به دانوب واگذار کند و یا خودش به‌عهده گیرد. خبر خوب این است که حتی لازم نیست لزوما یکی از این دو کار انجام شود، بنابراین دانوب امکانی را فراهم آورده است تا بنابر صلاحدید سازمان، اجرای پروژه‌ها رو خود در پیش گیرد و از دانوب در این خصوص مشاوره و راهنمایی بگیرد و یا حتی به‌عنوان ناظر بر حسن انجام کار دانوب را انتخاب کند.